管理人 @ 12月 24日 09:41pm

Gmail（Gメール）, 仕事術

これまで、Gmail のフィルターを活用するエントリーをいくつか書いてきましたが、最新バージョンのGmail  を活用した、GTD法が Geek.com で紹介されていたので、怠訳しておきます。Gmail 2.0のカラーラベルは使えます！

ステップ１：ラベル作成

まず、次のようなラベルを作成しておきます。

• ＠返事待ち
• ＠今日
• ＠電話
• ＠読む
• 上司（もしくは、すぐに返事しなければいけない人の名前など）

補足：「@」はラベルリストで、上に表示されるようにするためのものです。ラベルはアルファベット順なので、＠や*（アスタリスク）を先頭につけると、ラベルボックスで上位に表示されます。

ステップ２：フィルターでラベルを適用

最新バージョンのGmail では、複数のメッセージを選択して、それらのメッセージからまとめてフィルターを作成することができます。

フィルターしたい送信先から送られてきたメールにチェックを入れて、プルダウンメニューの「Filter messages like these（これらのようなメッセージをフィルターする）」を選択します。すると、それらの差出人アドレスや、共通点を自動でフィルターに設定してくれるので、入力の手間が省けます。下に表示されるフィルター候補のメールを確認して、OKならそのままフィルターを作成しましょう。

フィルター作成方法をもっと詳しく知りたい人は次のエントリーが参考になります。

• Gmailで全てのメールアカウントを管理する方法２：ラベル・フィルター・複数アカウント・バックアップ編

さぁ ここからラベル別に解説していきます。

「＠読む」
メールマガジンを購読している場合は、未読メールが多くなりがちです。未読メールで埋め尽くされた受信トレイほど恐ろしいものはありません。
そこでメールマガジンには、「＠読む」ラベルを適用して、さらに、アーカイブするようにフィルターしましょう。
これで受信トレイがスッキリします。メールマガジンを読みたいときは、ラベルリストの「＠読む」をクリックするれば、メールマガジンのみを表示することができます。

「上司」
一日が終わっても、まだ処理しきれないメールが残ることもあるでしょう。
このようにたくさんのメールを抱えている人は、上司や同僚など、仕事上重要な人からのメールに自動でラベルをつけるようにフィルターを設定しておきましょう。
Gmail2.0では ラベルを色分けすることができるので、重要な人からのメールをすぐに見つけることができます。
これを利用すれば、大事な人からのメールを一目で見つけて、処理していくことができるので、仕事の効率が上がります。

ステップ３：手動でラベルを適用

これから下のラベルは、フィルターではなく手動でメール毎に設定します。

「＠返事待ち」
返信を待っているメールに対しては、「＠返事待ち」ラベルをつけて、アーカイブします。
これをすることによって、、「＠返事待ち」ラベルを覗けば、誰から返事が着てないのか一目瞭然です。会話が途中で止ってしまうのを防ぎます。

「＠今日」
今日中に完了しなければいけないタスクには「＠今日」ラベルを適用して、受信トレイに残しておきます。先ほど述べたように、Gmail2.0ではラベルが色分けされているので、すぐに見つけることができます。

「＠電話」
後で電話しなければいけない用件には、「＠電話」ラベルを設定します。電話できる時間ができたときに、「＠電話」ラベルを見れば、誰に電話しなければいけないのか、すぐに分かります。

以上で紹介を終わります。

どうでしたか？今回紹介したGTDは比較的簡単に実行することができると思います。筆者もGmail2.0のカラーラベル機能はとても満足しています。日本語版では使えないのが難点ですが、英語版のインターフェースもすぐに慣れると思うので、この機会に英語版Gmail を使ってみてはいかがですか？

英語版Gmail は、右上の「設定」から、表示言語を「English（US)」に変更するだけで利用できます。

フィルター機能についてもっと知りたい人は次のエントリーをどうぞ。

• Gmailフィルターを使いこなすための１０のTips
• Gmailフィルターを活用するための２０のアイデア

情報元：Feature: Getting Things Done with labels and filters in Gmail 2.0 | Geek.com

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